Textbausteinverwaltung Dokumentation

Installation der Software

Erste Schritte mit der Textbausteinverwaltung

Wie kann ich Textbausteine…

…speichern?

…aufrufen?

…bearbeiten?

…löschen?

Weitere Funktionen

Textbaustein-Auswahlmenü

Tastenkombinationen

Makrofunktionen

Übersicht

Wie kann ich…

…das aktuelle Datum in einem Textbaustein hinzufügen?

…die aktuelle Uhrzeit in einem Textbaustein hinzufügen?

Sonstiges

Speicherort der persönlichen Daten

Daten importieren

Datensicherung

"Textbausteinverwaltung" auf dem neuesten Stand halten

Deinstallation

Fehlersuche

 


Handbuchkonventionen

Sie betrachten dieses Handbuch im Internet-Browser, mit dem Sie zwischen bereits gelesenen Abschnitten vor- und zurückspringen, Lesezeichen anlegen oder das Handbuch ausdrucken können.

  • Fettgedruckte und schräggestellte Worte kennzeichnen Optionen im Programm oder Menübefehle.
  • Dateinamen sind stets kursiv gedruckt.
  • Tastatureingaben und die Textbausteinausgabe sind in Courier-Schrift gesetzt.
  • Tastenkombinationen sehen so aus: WIN-C. Mit WIN ist die linke Windows-Funktionstaste (rechts neben STRG) gemeint.

Dieses Symbol weist auf nützliche Informationen hin.

Mit dem Lampensymbol werden praktische Tipps und Tricks hervorgehoben.

Hinweise in Verbindung mit dem Warnsymbol sind wichtig und sollten unbedingt beachtet werden.

Installation der Software

  1. Laden Sie die Installationsdatei von unserer Internetseite herunter.
  2. Starten Sie die Installation mit einem Doppelklick auf die heruntergeladene Installationsdatei ""TextbausteinverwaltungSetup.exe".
  3. Folgen Sie den Anweisungen im Zuge der Installationsprozedur.

Erste Schritte in "Textbausteinverwaltung"

Nach dem Start von "Textbausteinverwaltung" finden Sie das dazugehörige Programmsymbol unten rechts in der Windows Startleiste.

Wenn Sie das Symbol nicht sehen, ändern Sie bitte in Windows die Einstellung für das "Textbausteinverwaltung" Startleistensymbol, damit es ständig eingeblendet wird.

Dieses Startleistensymbol ist der Hauptzugang zu "Textbausteinverwaltung". Sie können es mit der linken Maustaste klicken, um Textbausteine auszuwählen oder mit der rechten Maustaste die Einstellungen erreichen.

Neuen Textbaustein speichern

Ein neuer Textbaustein ist in wenigen Schritten in "Textbausteinverwaltung" gespeichert:

  1. Markieren Sie den gewünschten Text in einer beliebigen Anwendung.
  2. Klicken Sie mit der linken Maustaste unten rechts auf das "Textbausteinverwaltung" Startleistensymbol und wählen Sie den Befehl Neuen Textbaustein erstellen. Oder betätigen Sie alternativ die Tastenkombination STRG-ALT-C
  3. Der markierte Text wird von "Textbausteinverwaltung" erfasst und es erscheint ein Fenster zur Eingabe weiterer Details.

    Hier können Sie die im folgenden beschriebenen Einstellungen für den neuen Textbaustein vornehmen:

    • Die Beschreibung dient zur späteren Identifizierung des Textbausteins im Textbaustein-Auswahlmenü. Als Vorgabe finden Sie hier den Anfang des Textbausteins. Die Beschreibung muss aber nicht mit dem Textbaustein übereinstimmen und sie können sie hier ändern.
    • Mit einer Tastenkombination können Sie später den Textbaustein per Tastendruck aufrufen. Die Betätigung der Tastenkombination STRG-ALT-A könnte zum Beispiel Ihre Adresse ausgeben.

Textbaustein in eine Anwendung einfügen

  1. Klicken Sie in der Zielanwendung an die Stelle, wo der Textbaustein eingefügt werden soll.
  2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das "Textbausteinverwaltung" Startleistensymbol und wählen Sie aus dem Auswahlmenü den gewünschten Textbaustein.
  3. Das Auswahlmenü schließt sich und der Textbaustein wird eingefügt.
Weitere Alternativen zum Einfügen eines Textbausteins:
  • Betätigen Sie die Tastenkombination, die Sie gegebenenfalls für den Textbaustein definiert haben.
  • Betätigen Sie die Tastenkombination, die Sie gegebenenfalls für einen Textbausteinordner definiert haben und wählen Sie den gewünschten Textbaustein aus dem Auswahlmenü aus.

Bei Problemen mit dem Einfügen von Textbausteinen hilft Ihnen das Kapitel "Fehlersuche".

Textbausteine bearbeiten

Klicken Sie mit der rechten(!) Maustaste auf das "Textbausteinverwaltung" Startleistensymbol und wählen Sie den Menüpunkt Textbausteine bearbeiten, um das "Textbausteinverwaltung" Hauptprogrammfenster zu öffnen.

Im Textbaustein-Auswahlmenü können Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag klicken, um ein Kontextmenü mit dem Menüeintrag zur Bearbeitung zu erhalten.

Es öffnet sich das Hauptprogrammfenster, in dem Sie Textbausteine organisieren und bearbeiten können:

Auf der linken Seite des Hauptprogrammfensters organisieren Sie Textbausteine in einer frei definierbaren Baumstruktur, erstellen neue Ordner und arrangieren diese per Klicken & Ziehen in der Baumstruktur.

Textbausteinordner dienen der thematischen Aufteilung Ihrer Textbausteine; z.B. in verschiedene Sprachen, Produkte oder Abteilungen. Ordner können weitere Unterordner beinhalten. Eine geschickte Ordnerstruktur erleichtert den Überblick bei einer großen Textbausteinanzahl.

Markieren Sie einen Textbaustein in der linken Baumansicht, um diesen auf der rechten Seite des Hauptprogrammfensters zu bearbeiten.

Mittels gedrückter STRG und/oder SHIFT-Taste können Sie mehrere Elemente in der linken Baumansicht auswählen, um diese gleichzeitig zu bearbeiten.

Einstellungen für Textbausteine

Ein Textbaustein hat folgende Bestandteile:

  • Über die Beschreibung identifizieren Sie ein Element später im Auswahlmenü. "Textbausteinverwaltung" verwendet als Vorgabe den Anfang des Textbausteins.
  • Im Eingabefeld Textbausteininhalt bearbeiten Sie den Textbausteintext. Wenn dieser leer gelassen wird, verwendet "Textbausteinverwaltung" automatisch die Beschreibung.
  • Mit einer Tastenkombination fügen Sie einen Textbaustein "auf Tastendruck" (z.B. STRG-SHIFT-A) ein.

Einstellungen für Ordner

Markieren Sie einen Ordner in der Baumansicht, um diesen auf der rechten Seite des Hauptprogrammfensters zu konfigurieren:

  • Vergeben Sie eine prägnante Beschreibung, damit Sie den Ordner später im Auswahlmenü leicht identifizieren können.
  • Bei Betätigung einer Tastenkombination (z.B. STRG-SHIFT-A) öffnet sich der entsprechende Ordner mit den darin enthalten Textbausteinen zur bequemen Auswahl direkt beim Mauszeiger.
  • Im Textbereich Informationen können Sie Notizen, z.B. über den Verwendungszweck des Textbausteins verfassen. Wenn Sie Ihren Notizen "$$$" (ohne "") voranstellen, dann wird die Notiz dauerhaft vor Änderungen geschützt.

Textbausteine löschen

Zum Löschen eines nicht mehr benötigten Elements öffnen Sie dieses zunächst im "Textbausteinverwaltung" Hauptprogrammfenster:

  • Klicken Sie das Startleistensymbol mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt Textbausteine bearbeiten, um das Hauptprogrammfenster zu öffnen.
  • Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu löschende Element in einem Textbaustein-Auswahlmenü und wählen Sie den Kontextmenü-Eintrag Bearbeiten.

Markieren Sie anschließend das zu löschende Element in der linken Baumansicht und betätigen Sie die Entf-Taste zum Löschen.

Das Textbaustein-Auswahlmenü

"Textbausteinverwaltung" zeigt Ihnen ein Textbaustein-Auswahlmenü in der Nähe des Mauszeigers an, wenn Sie eine Tastenkombination betätigt haben, der/die für mehrere Textbausteine, bzw. für einen Textbausteinordner definiert ist..

Auswahl eines Eintrages im Auswahlmenü

  • Klicken Sie den gewünschten Textbaustein mit der linken Maustaste im Auswahlmenü, um den entsprechenden Textbaustein einzufügen.
  • Verwenden Sie die Pfeil Ab-, bzw. Pfeil Auf-Tasten, um schrittweise zum gewünschten Eintrag im Auswahlmenü zu gelangen.
  • Falls sich viele Einträge im Auswahlmenü befinden, können Sie bei bei gleichzeitig gedrückter STRG-Taste in größeren Schritten im Auswahlmenü vor-, bzw. zurückspringen.
  • Verwenden Sie die Bild Auf- und Bild Ab-Taste, um zum obersten, bzw. untersten aktuell im Auswahlmenü sichtbaren Element zu springen. Mit diesen Tasten können Sie "seitenweise" in den Textbausteinen vor- und zurück "blättern".
  • Mit der Taste Pos1, bzw. Home springen Sie direkt zum ersten Eintrag und mit Ende zum letzten aller Einträge im Auswahlmenü.
  • Mit der Pfeil Rechts-Taste springen Sie direkt in den ersten Unterordner (falls vorhanden) zur weiteren Textbausteinauswahl. Mit der Pfeil Links-Taste wird der Unterordner wieder geschlossen.
  • Wenn das Textbaustein-Auswahlmenü mittels Tastenkombination aufgerufen wurde, drücken Sie (mehrmals) den Anfangsbuchstaben des gewünschten Textbausteins, um direkt dorthin zu springen.

Mit der Bestätigungstaste TAB wird der vorgewählte Textbaustein in die Zielanwendung eingefügt. Die Bestätigungstaste können Sie in den Einstellungen ändern.

Eine Textbausteinauswahl können Sie stets mit der ESC-Taste abbrechen.

Wenn Sie im Auswahlmenü einmal die Pfeil Auf / Pfeil Ab-Taste betätigt haben, können Sie eine Auswahl statt mit der Bestätigungstaste auch mit ENTER bestätigen.

Tastenkombinationen verwenden

Als Tastenkombination (auch 'Hotkey' genannt) wird die gleichzeitige Betätigung einer oder mehrerer der Tasten SHIFT-, STRG-, WIN- und/oder ALT zusammen mit einem einzelnen Buchstaben, einer Zahl oder einer Funktionstaste (F1.F12) bezeichnet.

"Textbausteinverwaltung" kann mit Betätigung einer Tastenkombination einen Textbaustein ausführen.

Anwendungsbeispiel:

Wenn Sie z.B. dem Textbaustein "Mit freundlichem Gruß" die Tastenkombination STRG-ALT-G zugewiesen haben, dann wird dieser Text nach Drücken von STRG-ALT-G an der aktuellen Position der Einfügemarke eingefügt.

Tastenkombinationen sind eine sehr praktische Funktion. Jedoch werden Sie sich bei eifriger Nutzung schon sehr bald nicht mehr an alle Tastenkombinationen und deren Zuordnungen erinnern können.

Daher können Sie in "Textbausteinverwaltung" dieselbe Tastenkombination für mehrere Textbausteine oder einen Textbausteinordner verwenden, der mehrere Texte beinhaltet. In diesem Fall öffnet sich ein Auswahlmenü mir allen infrage kommenden Textbausteinen und Textbausteinordnern in Nähe des Mauszeigers zur Auswahl des gewünschten Textbausteins.

Vermeiden Sie Tastenkombinationen, die bereits vom System oder anderen Anwendungen verwendet werden. Insbesondere Kombinationen allein mit der WIN-Taste sind oft bereits für Windows reserviert. Ab Windows 7 haben diese reservierten Tastenkombinationen sogar Vorrang. Daher empfiehlt sich die Wahl eher ungewöhnlicher Tastenkombinationen; z.B. Kombinationen der SHIFT- oder STRG- zusammen mit der WIN-Taste und einem Buchstaben.

Wenn Tastenkombinationen nicht funktionieren, schauen Sie bitte in das Kapitel "Fehlersuche".

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Makrofunktionen

Textbausteine können in "Textbausteinverwaltung" weit mehr, als nur statische Texte wiedergeben.

Mit Makrofunktionen lassen sich zusätzliche dynamische Inhalte hinzufügen, wie die aktuelle Uhrzeit oder das aktuelle Datum einfügen.

Liste der Makrofunktionen

Klicken Sie in der auf den Namen einer Makrofunktion, um in das entsprechende Handbuchkapitel zu gelangen:

Makrofunktion Beschreibung
{#date} Fügt das aktuelle Datum ein. Das Datumsformat entspricht den aktuellen Windows Regionaleinstellungen.
{#time} Fügt die aktuelle Zeit ein. Das Zeitformat (12 vs. 24 Stunden) entspricht den aktuellen Windows Regionaleinstellungen.

Makrofunktionen verwenden

Makrofunktionen werden im Textbausteininhalt eines Textbausteins in "Textbausteinverwaltung" gespeichert.

Makrofunktionen erkennt das System stets an den geschweiften Klammern, auf die ein Doppelkreuzzeichen '#', der Makrofunktionsname, gegebenenfalls für das Makro erforderliche Parameter und abschließend die geschlossene geschweifte Klammer folgt.

Wenn Sie die Syntax der Makrofunktionen auswendig kennen, können Sie diese im Eingabefeld Textbausteininhalt manuell eingeben.

Viel einfacher fügen Sie ein Makro aber mit dem Befehl Makro in einen Textbaustein ein. Wählen Sie aus dem Auswahlmenü die gewünschte Funktion und nehmen Sie im darauf folgenden Dialog die Einstellungen vor.

Beispiel eines Textbaustein mit Makrofunktionen:

Heute ist der {#date}. Es ist jetzt {#time} Uhr.

Mit einem Doppelklick auf den Makronamen können Sie die Makroparameter bearbeiten.

 

Das aktuelle Datum in einen Textbaustein einfügen

"Textbausteinverwaltung" kann mit Hilfe der Makrofunktion {#date} an beliebiger Stelle eines Textbausteins das aktuelle Datum und mit dem Makro {#time} die aktuelle Tageszeit einfügen.

"Textbausteinverwaltung" fügt dann das an der aktuellen Cursorposition die Makrofunktion {#date} ein:

Heute ist der {#date}. Die aktuelle Uhrzeit ist {#time}.

Beim späteren Ausführen dieses Textbausteins wird der statische Text ausgegeben und anstelle der Makrofunktionen das jeweils aktuelle Datum, bzw. die aktuelle Uhrzeit ausgegeben:

Heute ist der 17.11.2012. Die aktuelle Uhrzeit ist 12:34.

Das Datums-/Zeitformat entspricht dabei dem aktuell in Windows eingestellten Regionalschema.

Speicherort der "Textbausteinverwaltung"-relevanten Dateien

"Textbausteinverwaltung" speichert Ihre Daten und Einstellungen in folgenden Dateien und Verzeichnissen:

Datei Verwendungszweck Speicherort

phrases.tbv

Textbausteindateien haben die Datei-Endung .tbv und beinhalten die Textbaustein-Ordnerstruktur mit alle Textbausteinen und deren Autotext-/Tastenkombination-Konfigurationen, sowie alle Zugriffsrechte-Definitionen.

Wenn Sie Ihre "Textbausteinverwaltung" Daten auf einen neuen Rechner übertragen möchten, kopieren Sie diese Datei auf den neuen PC.

Sichern Sie diese Datei regelmäßig auf externe Datenträger, um Datenverlust zu vermeiden!

Die Standardvorgabe einer lokalen Textbausteindatei ist das Windows Anwenderdatenverzeichnis für alle Anwender:

  • Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Eigene Dateien\"Textbausteinverwaltung"\.
  • Windows 7/8: C:\Users\Public\Documents\"Textbausteinverwaltung"

config.xml

Diese Konfigurationsdatei beinhaltet alle Programmeinstellungen.

Persönliches Anwendungsdatenverzeichnis:

  • Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\"Textbausteinverwaltung")
  • Windows 7/8: C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\"Textbausteinverwaltung"\
  • Die Installationsroutine erstellt die Konfigurationsdatei config.xml mit einigen Einstellungsvorgaben zunächst in das Anwendungsdatenverzeichnis für alle Anwender:
    • Windows XP: C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\"Textbausteinverwaltung"\.
    • Windows 7/8: C:\ProgramData\"Textbausteinverwaltung"\

    Befindet sich beim ersten "Textbausteinverwaltung" Programmstart noch keine Konfigurationsdatei im persönlichen Anwendungsverzeichnis, dann liest "Textbausteinverwaltung" die Konfigurationsdatei zunächst aus dem Anwendungsdatenverzeichnis für alle Anwender und speichert sie anschließend in das persönliche Anwendungsverzeichnis. Von dort werden die Einstellungen dann auch bei jedem weiteren Programmstart ausgelesen.

    Somit dient die im Anwendungsdatenverzeichnis für alle Anwender befindliche Konfigurationsdatei als Einstellungs-"Vorlage" für alle Benutzer des Rechners, die "Textbausteinverwaltung" das erste Mal starten.

 

Externe Daten importieren

So importieren Sie externe Dateien in "Textbausteinverwaltung":

Klicken Sie auf den Textbausteinordner mit der rechten Maustaste, und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Importieren oder wählen Sie den Menübefehl Importieren. Wählen Sie dann die gewünschte Quelle aus.

Datensicherung

Sichern Sie Ihre Textbausteindateien regelmäßig auf weitere externe Datenspeicher, um Datenverlust zu vermeiden!

Textbausteinverwaltung vom Rechner entfernen

Beenden Sie das Programm und deinstallieren Sie "Textbausteinverwaltung" über Start » Programme » "Textbausteinverwaltung" » "Textbausteinverwaltung" deinstallieren.

Falls Sie "Textbausteinverwaltung" nicht deinstallieren können, weil es noch läuft, aber Sie kein Programmsymbol in der Startleiste finden können, betätigen Sie STRG-SHIFT-ESC, um den Taskmanager zu öffnen. Markieren Sie unter dem Register "Prozesse" den Eintrag "Textbausteinverwaltung.exe" und beenden Sie den Prozess. Wiederholen Sie danach die Deinstallation.

Fehlersuche

In diesem Kapitel finden Sie Hinweise und Tipps, falls Probleme mit "Textbausteinverwaltung" auftreten.

Bitte prüfen Sie zunächst einige grundlegenden Dinge:

  • Wurde "Textbausteinverwaltung" überhaupt gestartet? "Textbausteinverwaltung" kann nur funktionieren, wenn das Programmsymbol unten rechts in der Startleiste zu sehen ist. Falls nicht, klicken Sie unten links in der Windows Taskleiste auf das Startsymbol » Alle Programme » "Textbausteinverwaltung" » "Textbausteinverwaltung".
  • Wenn Sie das Startleistensymbol dann immer noch nicht sehen und Windows 7 verwenden, müssen Sie die Einstellung für die Windows Startleiste ändern, um das "Textbausteinverwaltung" Startleistensymbol einzublenden (Videoanleitung hierzu).
  • Wenn das "Textbausteinverwaltung" Hauptprogrammfenster geöffnet, sind alle Funktionen deaktiviert. Minimieren Sie das Hauptprogrammfenster, damit "Textbausteinverwaltung" funktionieren kann.
  • Zeigt "Textbausteinverwaltung" ein Dialogfenster an, das eventuell von einem anderen Programmfenster im Hintergrund versteckt ist? Schließen Sie es gegebenenfalls.
  • Prüfen Sie, ob etwaige "Sicherheits-" oder "Computerschutz"-Programme die Tastatur-Abfrage ("Keyboard Hook") von "Textbausteinverwaltung" blockieren.
  • Testen Sie "Textbausteinverwaltung" mit dem Windows Editor oder Wordpad als möglichst einfaches Zielprogramm, um etwaige Einflüsse ihrer spezifischen Zielanwendung auszuschließen.

Wenn diese Tipps nicht helfen, prüfen Sie bitte die folgenden Hinweise je nach Problemfall:

Funktionieren Tastenkombinationen generell nicht?

  • Prüfen Sie zunächst die weiter oben aufgeführten allgemeinen Hinweise zur Fehlersuche.
  • Existiert die Tastenkombinationdefinition überhaupt in der aktuell verwendeten Textbausteindatei? Öffnen Sie die "Textbausteinverwaltung" Einstellungen und suchen Sie die gewünschte Tastenkombination.
  • Ist der zur Tastenkombination zugehörige Textbausteininhalt leer?